Integritetspolicy

Förvaltnings AB Teoges Integritetspolicy (GDPR).

1. Allmänt

Denna policy beskriver hur Förvaltnings AB Teoge 556750–4815, samlar in, använder, lämnar ut och lagrar personuppgifter.

Vi vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning och kommande EU-förordning 2016/679 också kallad GDPR som börjar gälla 25 maj 2018.

2. Personuppgiftsansvarig och Personuppgiftsbiträde

Förvaltnings AB Teoge har Förvaltningsavtal med ett flertal fastighetsägare som är Personuppgiftsansvariga. För att fullgöra dessa avtal behöver Teoge behandla Personuppgifter och gör det då som Personuppgiftsbiträde till fastighetsägarna. För att kunna göra har Teoge tecknat Personuppgiftsbiträdesavtal med alla fastighetsägarna som ett tillägg till förvaltningsavtalen.

I de fall Teoge direkt behandlar Personuppgifter är bolaget självt Personuppgiftsansvarig.

3. När behandlar vi personuppgifter?

Teoge samlar in och behandlar personuppgifter när man kontaktar Förvaltnings AB Teoge, använder sig av Teoges kundservice, eller besöker Teoges webbplats eller på annat sätt har kontakt med Teoge. Informationen som samlas in vid dessa tillfällen krävs för att Teoge ska kunna tillhandahålla våra tjänster.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter Teoge samlar in och behandlar vid kontakt med oss är:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Personnummer i de fall du har avtal som privatperson

5. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

  • För att fullgöra det förvaltningsavtal vi har med Fastighetsägaren och som dess biträde kunna leverera den tjänst de avtalat med dig genom hyreskontrakt eller som medlem i enbostadsrättsförening.
  • Vid lägenhetsansökan, under kontraktstiden, vid bytes- och andrahandsärenden och vid hyres- och avgiftsadministration måste dina Personuppgifter behandlas för att utföra önskade tjänster.
  • Under köp- och säljprocessen av Brf behandlas dina Personuppgifter för att administrera köpeavtalets genomförande.
  • För att möjliggöra allmän kundvård och kundservice enligt avtal.
  • För att följa gällande lagstiftning.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

  • Som Personuppgiftsbiträde behandlar Teoge personuppgifter under det att ett avtalsförhållande finns mellan Personuppgiftsansvarig och dess kund. Detta regleras i Jordabalken 12 kap (s k Hyreslagen) då ett hyresavtal skall ingås mellan parterna.
  • Behandling av personuppgifter för bostadsrättsinnehavare görs enligt Bostadsrättslagens 9 kapitel där dels en Medlemsförteckning och dels en Lägenhetsförteckning finns omnämnd.
  • Behandling av personuppgifter för att möta lagkrav såsom bokföringslag och lagstadgad insamling från Sifo.

7. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för det ändamål personuppgifterna samlades in för. Förvaltnings AB Teoge kan komma att spara uppgifterna längre i det fall ett lagkrav säger det eller om det exempelvis finns ett rättsligt efterspel i ett hyresförhållande, som en juridisk process av något slag.

En medlemsförteckning i en Brf skall sparas så länge föreningen består och i sju år efter föreningens upplösande enligt brf-lagen. Övrig dokumentation såsom stämmo- och styrelseprotokoll sparas i minst tio år.

Störningsärende kan anses vara lämpligt att gallra efter två år om det inte lett till någon åtgärd.

8. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

Förvaltnings AB Teoge kan komma att lämna ut hyresgästens personuppgifter till tredje part, såsom till Förvaltnings AB Teoges underbiträden men bara med Personuppgiftsansvarigs godkännande enligt Personuppgiftsbiträdesavtalets regler.

Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Förvaltnings AB Teoge om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, men alltid med tillåtelse av Personuppgiftsansvarig.

9. Hur hanterar vi personnummer

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering. Vad avser behandling av personnummer i form av organisationsnummer för enskild näringsverksamhet så krävs denna behandling så länge företaget är Kund genom att organisationsnumret utgörs av personnumret.

10. Hur skyddas dina personuppgifter

Förvaltnings AB Teoge arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder. Vi strävar alltid efter att ha ett så bra skydd som möjligt till alla lagrade personuppgifter som kan anses vara ekonomiskt och praktiskt försvarbara. Styrning och loggning av de som är behöriga skall finnas och ses årligen över för att se om ett mer adekvat skydd finns. Fysiska uppgifter är inlåsta och endast behörig personal har tillgång.

11. Dina rättigheter

Förvaltnings AB Teoge ansvarar för att Personuppgiftsansvariga kunders personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning och enligt det Peronuppgiftsbiträdesavtal som finns mellan parterna.

Förvaltnings AB Teoge kommer på begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Kunderna har rätt att begära

  • Tillgång till sina personuppgifter.
  • Rättelse av Kundens personuppgifter.
  • Radering av Kundens personuppgifter
  • Begränsning av behandling. Personuppgifterna får endast användas till ett begränsat ändamål.

Kunden har rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra hyresgästens personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Kunden har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Dock kan behandlingen fortsätta även Kunden invänder mot sådan behandling om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än Kundens intressen.

12. Tillsynsmyndighet

Datainspektionen är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Datainspektionen eller kanske om du bara vill läsa mer om integritet, se www.datainspektionen.se/om-integritet.

13. Kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar Personuppgifter.

Alla frågor om Teoges GDPR-rutiner och begäran enligt ovan rättigheter skall vara skriftliga, adresserade och undertecknade samt ställda till:

Förvaltnings AB Teoge
Att: VD
Box 19065
167 19 Bromma

Förvaltnings AB Teoge | Box 19065, 167 19 Bromma | Växel: 08-410 828 50 | Besöksadress: Adolfsbergsvägen 31, 168 66 Bromma | info@teoge.se
Producerad av Wehay